Algemene Voorwaarden HvH Begeleiding
Artikel 1 Algemeen
1.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen van HvH Begeleiding, en alle opdrachten en overeenkomsten die met HvH Begeleiding worden aangegaan, en alle rechtsverhoudingen die daaruit voortvloeien. Dit betreft onder meer Deep Democracy begeleidingen, Deep Democracy trainingen, familieopstellingen en organisatieopstellingen.
1.2 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden dienen uitdrukkelijk schriftelijk te zijn overeengekomen. Eventuele (algemene) voorwaarden van de opdrachtgever worden door HvH Begeleiding niet aanvaard, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
1.3 Aanbiedingen van HvH Begeleiding zijn vrijblijvend, tenzij anders is bepaald.
1.4 HvH Begeleiding is gerechtigd een opdracht met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien de opdrachtgever in gebreke is met de nakoming van haar verplichtingen, of indien een aanvraag voor faillissement of surseance van betaling van de opdrachtgever wordt ingediend, zij in liquidatie komt te verkeren of haar bedrijfsactiviteiten staakt.
1.5 HvH Begeleiding kan deze Algemene Voorwaarden te allen tijde wijzigen. Een dergelijke wijziging wordt van kracht veertien dagen na de datum van verzending aan de opdrachtgever van de gewijzigde voorwaarden. Als de opdrachtgever binnen deze termijn van veertien dagen schriftelijk bezwaar maakt tegen de voorgenomen wijziging, zullen voor haar de oorspronkelijke voorwaarden blijven gelden.
1.6 Een overeenkomst gaat in zodra HvH Begeleiding bevestiging van de opdrachtgever heeft ontvangen op basis van een offerte. Bevestiging kan schriftelijk, digitaal of per e-mail gebeuren.
1.7 Voor inschrijving voor trainingen, workshops, begeleidingstrajecten, familieopstellingen en organisatieopstellingen geldt dat de overeenkomst is aangegaan zodra de inschrijving is gedaan en door HvH Begeleiding is bevestigd. Hiermee wordt akkoord gegaan met de algemene voorwaarden.
1.8 Voor overeenkomsten voor begeleiding, trajecten, opstellingen en/of trainingen kan HvH Begeleiding als aanvullende voorwaarde voor inschrijving hanteren dat (een deel van) de factuur vooraf wordt betaald. De overeenkomst is dan pas gegarandeerd als de kosten zijn voldaan.
Artikel 2 Offertes
2.1 Indien in de door HvH Begeleiding uitgebrachte offerte geen geldigheidsduur is aangegeven, bedraagt deze dertig dagen.
2.2 De offertes zijn gebaseerd op de door de opdrachtgever verstrekte informatie.
2.3 De ontvanger van de offerte mag de daarin vervatte kennis en ervaring van HvH Begeleiding slechts gebruiken voor het vormen van een oordeel over de aanbieding en deze niet aan derden beschikbaar stellen. Dit is eveneens van toepassing op opdrachten tot het uitbrengen van voorstellen tot onderzoek.
2.4 Voor particulieren geldt de wettelijke bedenktermijn van 14 dagen na aangaan van de overeenkomst.
Artikel 3 Uitvoering van de opdracht
3.1 De opdrachtgever zal volledige medewerking aan de uitvoering van de opdracht verlenen en aan HvH Begeleiding de informatie, materialen en faciliteiten die daartoe benodigd zijn beschikbaar stellen. De opdrachtgever zal zorg dragen voor de veiligheid van (medewerkers van) HvH Begeleiding dat in het bedrijf van de opdrachtgever of op zijn verzoek op een andere locatie aanwezig is.
3.2 De duur van de opdracht kan worden beïnvloed door de mate waarin de opdrachtgever medewerking verleent.
3.3 HvH Begeleiding zal de te verrichten werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen, en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap, uitvoeren. De verplichtingen die HvH Begeleiding met de opdracht aangaat heeft het karakter van een inspanningsverplichting.
3.4 De werkzaamheden van HvH Begeleiding kunnen onder meer bestaan uit:
- Deep Democracy begeleidingen (individueel of groep)
- Deep Democracy trainingen en workshops
- Familieopstellingen (individueel of in groepsverband)
- Organisatieopstellingen
- Voorbereidingswerkzaamheden en onderzoek (zoals intake-gesprekken, ontwikkelen van programma’s)
- Coachingssessies en begeleiding van teams
- Consultancywerkzaamheden
- Evaluatie- en voortgangsgesprekken
3.5 Bij trainingen en groepsbijeenkomsten zorgt de opdrachtgever voor een geschikte ruimte met voldoende stoelen en met minimaal een flip-over. De opdrachtgever zorgt op verzoek voor aanvullende hulpmiddelen zoals vermeld in de offerte.
Artikel 4 Prestaties door derden
4.1 In overleg met, en na goedkeuring van de opdrachtgever kan HvH Begeleiding gebruik maken van externe begeleiders, trainers of adviseurs uit eigen netwerk, in welk geval de opdracht geheel of ten dele onder de eindverantwoordelijkheid van HvH Begeleiding door een derde zal kunnen worden uitgevoerd.
Artikel 5 Tarieven en betalingen
5.1 Voor de werkzaamheden van HvH Begeleiding is een honorarium verschuldigd op basis van het dagdeel-, uur- en/of sessietarief dat in de opdrachtbevestiging beschreven staat. Een dagdeel is een middag, ochtend of een avond. Alle in de opdrachtbevestiging genoemde tarieven luiden in euro en zijn exclusief omzetbelasting en eventuele andere heffingen van overheidswege. Voor familieopstellingen aan particulieren geldt een uitzondering. Het tarief is inclusief omzetbelasting.
5.2 Het honorarium is, tenzij anders bepaald, exclusief de kosten van een eventuele accommodatie (trainingsruimte, hulpmiddelen en/of overnachtingkosten) en studiemateriaal, inclusief reiskosten en administratiekosten, tenzij anders overeengekomen in de offerte.
5.3 HvH Begeleiding behoudt zich het recht voor de tarieven tussentijds te wijzigen. Dit doet HvH Begeleiding niet tijdens lopende opdrachten. Voor een verlenging van de opdracht bij dezelfde opdrachtgever, kan de tariefsverhoging wel worden doorgevoerd, op basis van een nieuwe overeenkomst.
5.4 Op basis van nacalculatie verrichtte diensten worden per maand in rekening gebracht tegen de op dat moment geldende tarieven. Is een totaalbedrag overeengekomen, dan kan dit bedrag in maandelijkse termijnen als voorschot worden gefactureerd of in één bedrag achteraf.
5.5 De betalingstermijn van facturen van HvH Begeleiding bedraagt, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, veertien dagen na factuurdatum.
5.6 HvH Begeleiding kan diensten aanbieden die vooraf (geheel of gedeeltelijk) worden gefactureerd, zoals deelname aan trainingen, workshops, begeleidingstrajecten, familieopstellingen of organisatieopstellingen.
5.7 Wanneer een deelnemer (opdrachtgever) de kosten vooraf heeft voldaan en HvH Begeleiding kan de dienst niet leveren door overmacht of een tekort aan inschrijvingen, wordt het betaalde bedrag binnen 30 dagen terugbetaald aan deelnemer (opdrachtgever).
5.8 In geval van niet-tijdige betaling is de opdrachtgever, ook zonder ingebrekestelling, van rechtswege in verzuim en is zij – onverminderd de wettelijke gevolgen van niet nakoming van verbintenissen – met ingang van de vervaldatum een vertragingsrente verschuldigd van 1% per maand, een gedeelte van een maand daaronder begrepen. HvH Begeleiding is na schriftelijke aanmaning gerechtigd buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen ten bedrage van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 150,= onverminderd het recht om de volledige incassokosten te vorderen.
5.9 HvH Begeleiding is te allen tijde bevoegd alvorens (verder) te presteren, te verlangen dat de opdrachtgever afdoende zekerheid stelt voor de nakoming van haar verplichtingen jegens HvH Begeleiding.
Artikel 6 Wijziging of Annulering van de opdracht
6. Komen partijen overeen de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht te wijzigen, dan kan dat de overeengekomen tijdsplanning of aanpak beïnvloeden. Alleen schriftelijk overeengekomen wijzigingen zijn voor de partijen bindend.
6.2 Wanneer een tussentijdse wijziging of vertraging de overeengekomen levertijd, honorarium of kostenvergoedingen beïnvloedt, zal HvH Begeleiding dit zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de opdrachtgever melden.
6.3 Iedere aan HvH Begeleiding verstrekte opdracht, kan schriftelijk (brief of e-mail) worden geannuleerd. Als annuleringsdatum geldt de datum van de poststempel of e-mailverzendingsdatum.
6.4 Bij annulering gelden de volgende regelingen:
Voor trainingen, workshops en groepsbijeenkomsten:
De eerste 7 dagen na je inschrijving kun je kosteloos annuleren. Daarna wordt je inschrijving automatisch definitief en is een overeenkomst overeengekomen. Als je wilt annuleren nadat je inschrijving definitief geworden is, dan zijn daar de volgende kosten aan verbonden:
- Eerder dan 2 maanden voor de start: kosteloos
- Tussen 2 maanden en 1 maand voor de start: 25% van de prijs
- Tussen 1 maand en 2 weken voor de start: 50% van de prijs
- 2 weken voor de start of later: 100% van de prijs
Voor individuele begeleidingssessies, familieopstellingen en coachingsafspraken:
- Tot 48 uur voor de afspraak: kosteloos
- Tussen 48 uur en 24 uur voor de afspraak: 50% van de prijs
- Binnen 24 uur voor de afspraak: 100% van de prijs
Voor organisatieopstellingen en trajecten:
Annuleringsvoorwaarden worden per traject in de offerte vastgelegd, afhankelijk van de aard en omvang van het traject.
6.5 Bij annulering door overmacht (zoals ernstige ziekte of familieomstandigheden) kan in overleg een andere regeling worden getroffen.
Artikel 7 Intellectueel eigendom, geheimhouding en privacy
7.1 Alle rechten van intellectuele eigendom die geldend gemaakt kunnen worden ten aanzien van de door HvH Begeleiding gebruikte modellen, studiematerialen, methoden, technieken en instrumenten berusten blijvend bij HvH Begeleiding, tenzij daar andersluidende afspraken over zijn gemaakt.
7.2 Het is, behoudens uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van HvH Begeleiding, niet toegestaan de door HvH Begeleiding in het kader van de uitvoering van een opdracht openbaar gemaakte of beschikbaar gestelde werken op enigerlei wijze te gebruiken of te bewerken, voor enig ander doel dan in het kader van de opdracht is bepaald.
7.3 Opdrachtgever zal een naamsvermelding van HvH Begeleiding of een aanduiding van een eventuele andere rechthebbende in de beschikbaar gestelde werken niet verwijderen of wijzigen.
7.4 Gegevens van opdrachtgevers en deelnemers aan trainingen, workshops, begeleidingstrajecten en opstellingen worden niet openbaar gemaakt, noch uitgeleend of verkocht aan derden.
7.5 Gegevens van deelnemers (opdrachtgevers) aan trainingen, workshops en groepsopstellingen kunnen op een deelnemerslijst ten behoeve van die specifieke bijeenkomst vermeld worden. Indien dat niet gewenst is, dient de opdrachtgever dat schriftelijk aan te geven.
7.6 HvH Begeleiding verplicht zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van opdrachtgever heeft verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. Dit geldt in het bijzonder voor persoonlijke informatie die tijdens individuele begeleidingen, familieopstellingen en organisatieopstellingen wordt gedeeld.
7.7 HvH Begeleiding verplicht ingehuurde derden een geheimhoudingsovereenkomst te tekenen, waarmee ook de ingehuurde derde zich verplicht tot geheimhouding zoals in artikel 7.6 omschreven.
7.8 Bij trainingen, workshops, groepsbegeleidingen en familieopstellingen zal HvH Begeleiding deelnemers (opdrachtgevers) wijzen op geheimhouding van al hetgeen ter ore komt van mededeelnemers. Deelnemers (opdrachtgevers) verplichten zich tot geheimhouding bij inschrijving en acceptatie van de algemene voorwaarden.
7.9 Bij familieopstellingen en organisatieopstellingen geldt een absolute vertrouwelijkheid. Alle informatie die tijdens een opstelling naar voren komt, is strikt vertrouwelijk en mag niet buiten de sessie worden gedeeld.
Artikel 8 Aansprakelijkheid en klachten
8.1 HvH Begeleiding is, behoudens gevallen van opzet of grove schuld, niet aansprakelijk voor enige schade die de opdrachtgever of een derde mocht lijden ten gevolge van een handelen of nalaten in verband met de uitvoering van de opdracht.
8.2 De totale aansprakelijkheid van HvH Begeleiding zal per gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen nooit meer bedragen dan het bedrag dat de opdrachtgever voor de uitvoering van de overeenkomst aan HvH Begeleiding verschuldigd is. Aansprakelijkheid voor iedere vorm van gevolgschade, waaronder gederfde winsten of bedrijfsschade, is uitdrukkelijk uitgesloten.
8.3 HvH Begeleiding is niet aansprakelijk voor emotionele reacties of processen die tijdens of na begeleidingssessies, trainingen of opstellingen kunnen ontstaan. Deze processen maken onderdeel uit van het begeleidingsproces. Opdrachtgever wordt geadviseerd bij ernstige klachten contact op te nemen met de eigen huisarts of therapeut.
8.4 De opdrachtgever dient eventuele schade zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen dertig dagen na het ontstaan of het bekend worden daarvan schriftelijk bij HvH Begeleiding te melden. Schade die niet binnen deze termijn is gemeld, komt niet voor vergoeding in aanmerking. In ieder geval verjaren alle rechtsvorderingen jegens HvH Begeleiding na verloop van één jaar, te rekenen vanaf de dag waarop de relevante verplichting uit de overeenkomst opeisbaar werd c.q. de schade veroorzakende gebeurtenis plaatsvond.
8.5 De opdrachtgever vrijwaart HvH Begeleiding en de voor HvH Begeleiding werkzame personen voor iedere aansprakelijkheid jegens derden in verband met het gebruik van door de opdrachtgever aan HvH Begeleiding verstrekte informatie of materialen.
8.6 Eventuele klachten moeten worden ingediend binnen acht dagen na de dag waarop de klacht is ontstaan of ontdekt, bij gebreke waarvan een eventuele klacht niet meer in behandeling behoeft te worden genomen en de opdrachtgever geacht wordt de uitvoering van de overeenkomst te hebben goedgekeurd.
8.7 Klachten worden vertrouwelijk behandeld en schriftelijk bevestigd door HvH Begeleiding binnen acht dagen na ontvangst.
8.8 Binnen 21 dagen wordt de klacht behandeld en wordt aan de opdrachtgever een reactie gegeven door HvH Begeleiding. Wij streven ernaar een klacht binnen twee maanden af te handelen. Indien er langere tijd nodig blijkt te zijn om onderzoek te doen, wordt de opdrachtgever hiervan op de hoogte gesteld en krijgt deze een indicatie wanneer uitsluitsel verwacht wordt.
8.9 Indien een klacht gegrond is, zal HvH Begeleiding de werkzaamheden alsnog verrichten of herstellen of de opdrachtgever tegemoet komen, tenzij dit voor de opdrachtgever inmiddels aantoonbaar zinloos is geworden. Dit dient dan door opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.
8.10 Klachten en wijzen van afhandeling worden geregistreerd en voor de duur van vijf jaar bewaard.
8.11 Indien de opdrachtgever en HvH Begeleiding het niet eens worden over afhandeling van de klacht of voorgestelde oplossing, kan de klacht worden voorgelegd aan een onafhankelijke bemiddelaar of geschillencommissie.
Artikel 9 Niet kunnen leveren van diensten
9.1 In het geval dat HvH Begeleiding door ernstige overmacht (bijvoorbeeld ziekte, familieomstandigheden) of onvoorziene omstandigheden verhinderd is om een overeenkomst (bijvoorbeeld een training, begeleidingssessie of opstelling) op een vast afgesproken tijdstip uit te voeren, kan HvH Begeleiding naar keuze de uitvoering opschorten voor de duur van de verhindering of de overeenkomst ontbinden, zonder tot enige schadevergoeding (zoals accommodatiekosten) te zijn gehouden.
9.2 Bij ernstige overmacht en het niet kunnen leveren van een dienst op een vast afgesproken tijdstip zal HvH Begeleiding er overigens altijd alles aan doen om met opdrachtgever afspraken te maken over uitstellen, overdragen van informatie, of inschakelen van een vervanger.
9.3 Onder overmacht wordt onder meer ook begrepen een al dan niet toerekenbare tekortkoming in de nakoming van door HvH Begeleiding ingeschakelde derden.
9.4 Opdrachtgever is gerechtigd de overeenkomst te ontbinden bij het niet nakomen van levering van een dienst op een vooraf afgesproken tijdstip.
9.5 Bij trainingen, workshops en groepsopstellingen stelt HvH Begeleiding een minimum aantal deelnemers in. Wanneer er te weinig deelnemers zijn, is HvH Begeleiding gerechtigd tot annulering over te gaan. De opdrachtgever wordt hiervan uiterlijk twee weken voor aanvang op de hoogte gesteld en reeds voldane kosten worden binnen 30 dagen terugbetaald.
Artikel 10 Contra-indicaties en voorwaarden voor deelname
10.1 Opdrachtgever is verplicht om voorafgaand aan deelname aan begeleidingstrajecten, trainingen of opstellingen eventuele relevante medische of psychische aandoeningen te melden aan HvH Begeleiding.
10.2 HvH Begeleiding behoudt zich het recht voor om deelname te weigeren of te beëindigen indien er naar het oordeel van HvH Begeleiding contra-indicaties zijn, zoals ernstige psychiatrische problematiek waarvoor professionele behandeling noodzakelijk is.
10.3 Deelname aan begeleidingstrajecten, trainingen en opstellingen geschiedt op eigen verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. HvH Begeleiding is geen vervanging voor medische of psychiatrische behandeling.
10.4 Bij twijfel over geschiktheid voor deelname wordt opdrachtgever geadviseerd om vooraf contact op te nemen met de eigen behandelaar of huisarts.
Artikel 11 Diverse bepalingen
11.1 Indien één of meer bepalingen van deze Algemene Voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig zullen blijken te zijn, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht en zullen de nietige bepalingen worden vervangen door rechtsgeldige bepalingen die de bedoeling van partijen zoveel mogelijk benaderen.
11.2 HvH Begeleiding is bevoegd haar rechten en verplichtingen uit hoofde van de Algemene Voorwaarden en de overeenkomst over te dragen aan een aan haar gelieerde rechtspersoon, in welk geval zij de wederpartij tijdig zal informeren.
11.3 Op de rechtsverhoudingen voortvloeiend uit de Algemene Voorwaarden en de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst(en) is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Alle eventuele geschillen die niet in der minne kunnen worden opgelost, worden in eerste instantie bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde Rechtbank in het arrondissement waar HvH Begeleiding is gevestigd, onverminderd ons recht om de zaak voor te leggen aan een andere bevoegde Rechtbank of instantie.
Artikel 12 Privacy
Wat doen we met de informatie die je ons over jezelf geeft?
- We gebruiken deze om je vraag te beantwoorden of aan andere verzoeken van jou te voldoen.
- Je gegevens worden toegevoegd aan een verzendlijst voor onze nieuwsbrief; we mailen maximaal 6 keer per jaar met een dergelijk bericht. Mocht je geen nieuwsbrief willen ontvangen, dan kun je dit aangeven.
- We gebruiken je gegevens alleen om je te informeren over onze diensten en om de begeleiding of training uit te voeren.
- We geven je informatie NOOIT aan derden, behoudens wanneer dit wettelijk verplicht is.
- Je hebt te allen tijde het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen.
- Je kunt je op ieder moment uitschrijven van onze nieuwsbrief.
Bewaartermijn
- Gegevens van deelnemers aan trainingen en workshops worden maximaal 7 jaar bewaard
- Gegevens van individuele begeleidingstrajecten worden maximaal 7 jaar bewaard, conform de wettelijke bewaartermijn voor medische dossiers
- Financiële gegevens worden 7 jaar bewaard conform de fiscale bewaarplicht
-----
Deze algemene voorwaarden zijn laatst gewijzigd op 6 november 2025
HvH Begeleiding
Dorpsstraat 82, 1454 AN Watergang
KVK 92113753
www.hildevanheuningen.nl
info@hildevanheuningen.nl